How to request permission form for vacation from HR Department
User Guide for initiators
Инструкция по использованию для инициаторов
How to login to the system?
Как войти в систему?
a. Open browser and go to http://dms.sdu.edu.kz
b. In Login menu type your User and Password. It is the same login, password to enter desktop PC and SDU local internet.
a. Откройте браузер и перейдите по ссылке
http://dms.sdu.edu.kz
b. В меню Login введите свой “Логин” и “Пароль”. Этот логин, пароль является одинаковым для входа в свой рабочий компьютер и для входа интернет СДУ.
If you forgot your password, please visit How to get SDU internet password?
Если вы забыли свой “Пароль”, пожалуйста перейдите в How to get SDU internet password?
How to initiate Work Certificate Form?
Как создать заявку?
a. Go to “Application” menu from the left side.
b. Select “Әкімшілік формалар” menu
c. Click to “Кету қағазы” form.
d. Then fill out information about:
a. Пройдите в меню “Application”, которое находиться с левой стороны.
b. Выберите меню “Әкімшілік формалар”.
c. Нажмите на форму “Кету қағазы”.
d. Затем заполните данные:
Then fill out information about (numbered according to picture below):
a. Choose type of permission
b. Choose type of job
c. If your main job is Administrative, then select head of your department. If your main job is Teaching, no need to change.
If your main job is instructor, no need to change.
After filling form press “SEND” button. So your process is started and send to head of the faculty (For teachers) OR Head of department for Administrative staff. See step by step approval list below:
Затем заполните данные (пронумерованные в соответствии с рисунком ниже):
a. Выберите тип заявки
b. Выберите тип выполняемой вами работы
c. Если ваша основная работа - «Административная», выберите вашего начальника. Если ваша основная работа - «Преподавание», не нужно ничего менять. Систама сама определит маршрут.
После заполнения формы нажмите кнопку «SEND». Таким образом, ваш процесс запущен и направляется заведующей кафедре (для учителей) ИЛИ начальнику отдела (для административного персонала). См. нижеуказанный список:
Approval map for Academic and Administrative Staff:
Маршрут согласования для академического и административного персонала:
*All step performers are automatically assigned by the system.
*Все исполнители шага автоматически назначаются системой.
How to monitor current step?
Как узнать у кого моя заявка?
a. Go to Workflow management menu from left side panel.
b. Select Sent Items menu. All your initiated workflows will be listed.
c. Select your current workflow name
d. Initial form is appeared. Then go to Flowtab and see red marked step name. From example below, it’s clear that Madina Alimanova should approve your form. Then ZHOOKBBD and so on. Current step will be updated automatically.
a. Пройдите в меню Workflow management в левой части панели.
b. Выберите меню Send Items. Все перечисленные вами рабочие процессы будут перечислены.
c. Выберите имя рабочего процесса.
d. Появляется исходная форма. Затем перейдите во вкладку “Flow” и увидите красную отметку. Из приведенного ниже примера можем увидеть, что Мадина Алиманова должна одобрить вашу форму. Затем в ЖООКББД и так далее. Текущий шаг будет обновлен автоматически.
How to know permission is ready or not?
Как узнать о готовности заявки?
When your permission is ready, system will send to your SDU email notification below.
Когда ваша заявка будет готова, система отправит вам уведомление по электронной почте SDU.
Это можно увидеть в примере ниже:
User Guide for approvers
Инструкция по использованию для согласующих
How to approve workflow ?
Как согласовать заявку?
You will receive notification for your sdu email about new assignment from SDU eBA Informer.
Press the link “View the document”, enter eBA with own login, password.
К вам на почту СДУ придет уведомление от SDU eBA Informer о назначенной задаче.
Нажмите на ссылку “View the document”, войдите в систему eBA под своим логин, паролем.
Also you can view active tasks in Workflow Management -> Approvals menu.
All tasks can be sorted by initiator, start date and request date (select from calendar) and status (started, finished).
Также вы можете просматривать активные задачи в меню Workflow Management -> Approvals. Вы можете отсортировать все задачи по инициатору, по дате начала и дате запроса(выбрать из календаря) и по статусу(начато, закончено).
Select assignment, read the form and press Approve. Workflow is sent to the next step.
If you want to clarify something, write message in eBA.
Нажмите на название процесса, прочитайте форму и если вы согласны нажмите на кнопку Approve.
Процесс переходит на следующий шаг. Если вы хотите уточнить что-либо, напишите сообщение инициатору.
How to write a message?
Как написать сообщение?
Open current step, go to MESSAGES -> Add message and type text.
Your message will be send to receiver’s SDU email and will be saved in eBA in messages menu.
Откройте шаг, пройдите в Messages -> Add Messages и напишите текст..
Ваше сообщение будет отправлено на почту СДУ получателя и доступно для чтения в разделе “Messages” в системе eBA.
How to choose receiver?
Как выбратьполучателя?
a. From add messages choose “To”
b. From User Selection menu type name and surname
c. Then choose from the table.
a. Из добавления сообщений выберите «To»,
b. Из пользовательского выбора введите имя и фамилию
c. Затем выберите из таблицы
How to make delegation?
Как проставить заместителя?
Press your name in right side and personal menu appears.
Select Delegation -> New delegation -> fill the fields -> OK -> Close.
Here you can select delegation type, delegation duration and access options as shown below.
Нажмите на свое имя в правой части экрана и появится персональное меню.
Выберите Delegation -> New delegation -> заполнить поля -> OK -> Close.
Вы можете выбрать тип, продолжительность и параметры доступа, которые показаны ниже.
